HSC – বাংলায় ই-মেইল লেখার নিয়ম / বৈদ্যুতিন চিঠি ও আবেদন পত্র লিখার নিয়ম
এখানে কয়েকটি বৈদ্যুতিন চিঠি দেওয়া হয়েছে।
বর্তমানে যোগাযোগের দ্রুততম ও আধুনিকতম মাধ্যম হলো ইমেইল( Electronic Mail or E-mail) বা বৈদ্যুতিন চিঠি । ইমেইল লেখা ও আদান- প্রদানের জন্য প্রয়োজন হয় ইন্টারনেট সংযোগ- সংবলিত একটি ইলেকট্রনিক যন্ত্র, যেমন — কম্পিউটার । বর্তমানে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান gmail, hotmail, yahoo ইত্যাদির মাধ্যমে ওয়েবভিত্তিক ইমেইল সেবা প্রদান করছে । ইমেইল সুবিধা পাওয়ার জন্য এ রকম যেকোনো একটি ওয়েবসাইটে অ্যাকাউন্ট থাকতে হয়.
আরো পড়ুনঃ
ই-মেইল হচ্ছে চিঠিপত্রেরই বৈদ্যুতিন রূপ । চিঠিপত্রের মতোই ইমেইলকে ব্যক্তিগত, প্রাতিষ্ঠানিক, ব্যবসায়িক, নিমন্ত্রণমূলক ইত্যাদি শ্রেণিতে চিহ্নিত করা যেতে পারে । একটি ইমেইল যেমন একজন ব্যক্তির কাছে পাঠানো যায়, তেমনি সমষ্টিগতভাবেও একযোগে অনেকের কাছে পাঠানো সম্ভব ।
তবে ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে কিছু নিয়মকানুন মেনে চলতে হয় । যেমনঃ
১ । ইমেইল ঠিকানাগুলোতে সাধারণত নামের সংক্ষিপ্ত রূপ, এরপর কোনো স্পেস বা ফাঁকা জায়গা না রেখে@ চিহ্ন, তারপর একইভাবে gmail বা yahoo ইত্যাদি এবং সবশেষে. com লেখা হয় ।যেমন—[email protected]( উচ্চারিত রূপ অদিতি অ্যাট জিমেইল ডটকম) । এ ঠিকানাগুলোতে সব সময় small letter or lower case ব্যবহৃত হয় ।
২ । ‘ To ’ লিখিত বক্সে প্রাপকের বা প্রাপকদের ঠিকানা লিখতে হয় । মেইলটি সম্পর্কে অন্য কাউকে অবগত করতে হলে ‘ CC ’ বক্সে তার ঠিকানা লিখতে হয় । অনুরূপ দরকার না হলে এই ঘরটি ফাঁকা থাকবে ।
৩ । Subject অংশটিতে যে বিষয়টি নিয়ে ইমেইল রচনা করা হবে, তা অত্যন্ত সংক্ষিপ্তভাবে উল্লেখ করতে হয় । যেমন — চাকরির আবেদন জানিয়ে ইমেইল লিখতে চাইলে Subject অংশে লেখা যায় — অফিসার পদের জন্য আবেদন ।
৪ । Text অংশটিই ইমেইলের প্রধান অংশ । এ অংশে প্রাপকের নিকট বার্তাটি লেখা হয় ।
৫ । ব্যক্তিগত বা নিমন্ত্রণমূলক ইমেইল রচনার ক্ষেত্রে বয়সভেদে প্রিয়, মহোদয়, জনাব, সুধী ইত্যাদি ব্যবহার করা যেতে পারে । তবে আবেদনধর্মী ও ব্যবসায়িক ইমেইল রচনার সময় জনাব, মহোদয় ইত্যাদি সম্বোধন ব্যবহার করতে হয় ।
৬ । ইমেইল তারিখ কিংবা প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা উল্লেখের দরকার হয় না । তবে দাপ্তরিক কাজে ব্যবহারের জন্য মেইলগুলোতে এগুলো উল্লেখ করাই ভালো, যেহেতু এসব Electronic Mail / মেইলের প্রিন্টেড কপি সংরক্ষণ করা হয় ।
৭ । ইমেইলে মেইল or Electronic Mail লেখার পাশাপাশি নানাবিধ নথি, ছবি, ভিডিও ইত্যাদি প্রেরণ করা যায় । এর জন্য অ্যাটাচমেন্ট বা সংযুক্তি অংশের সাহায্য নিতে হবে । যেমন — ইমেইলে চাকরির আবেদন করার সময় জীবনবৃত্তান্ত, ছবি ইত্যাদি সংযুক্তি করা যায় ।
এই HSC – বাংলায় ই-মেইল লেখার নিয়ম / বৈদ্যুতিন চিঠি ও আবেদন পত্র লিখার নিয়ম ছাড়াও আরো পড়ুন