নোটিশ লেখার নিয়ম নমুনা সহ

আসসালামু আলাইকুম ওয়ারহমাতুল্লাহ। কিরকম রয়েছেন সবাই। প্রার্থনা করি বেশ ভালো আছেন। অনেকদিন পর বাংলা উপদেশ ব্লগে লিখতে বসলাম। আসলে অফিসের ব্যাস্ততার কারনে ব্লগে সময় দেওয়া হলো না আপনাদের জন্য নিউ কোন পরামর্শও দিতে পারতেছিনা৷ আজ আসলাম একটা নতুন উপদেশ নিয়ে। গত কয়েকদিন আগে আমার অফিসে আমার ডিপার্টমেন্ট হেড সাহেবের নামে কারন দর্শানোর টার্গেট এসেছিলো। তো মজার ব্যাপার হলো এই নোটিশের জবাব কেউ লিখতে পারতেছিলোনা। সর্বশেষে আমি সেই নোটিশটির জবাব লিখে দিলাম তো আমি লক্ষ্য করলাম কেবলমাত্র আমার ডিপার্টমেন্ট হেড না প্রচুর সুবিশাল বড় শিক্ষিত মানুষই লক্ষ্য লেখার সঠিক বিধান জানেন না ।

নোটিশের জবাব লেখারও নির্ভুল নিয়ম জানেন না।গুগলে প্রায় ডেইলি অনেকেই নোটিশ লেখার নিয়ম, কারন দর্শানোর দেখা লেখার নিয়ম। সভার দেখা লেখার নিয়ম। ইংরেজিতে টার্গেট লেখার বিধান সহ নানারকম লক্ষ্য লেখার বিধান জানতে অনুসন্ধান করে থাকেন এজন্য সবার কথা বিবেচনা করেই আজকে আমি সব ধরনের নোটিশ লেখার নীতি নিয়ে উপদেশ দেবো ইনশাআল্লাহ।

নোটিশ এর বিভিন্ন প্রকার

সাধারণত আমরা নিচের কয়েক ধরনের নোটিশ লিখে থাকি। নিচে নোটিশ লেখার সহজ কয়েকটি নিয়ম দেখানো হলো।

মিটিং বা সভার নেটিশ
উকিল নোটিশ
শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানে সাধারণ নোটিশ
কর্মস্থলে ছুটির নোটিশ
সতর্কীকরণ নোটিশ
হোস্টেলের নোটিশ
মাদ্রাসার নোটিশ
ইংরেজি নোটিশ
পরীক্ষার নোটি

কারন র্দশানোর নোটিশ লেখার নিয়মঃ

নোটিশ লেখার বিধান এর প্রথমেই আমরা শিখবো কারন দর্শানোর টার্গেট কিরকম করে লিখতে হয় । অথচ তার শুরুতে জানবো কারন দর্শানোর দেখা কি ? কেন এই লক্ষ্য লেখা জরুরী ।

কারন দর্শানোর দেখা কেন লিখতে হয় ?

কারন দর্শানোর নোটিশের বলে আসলে সমাপ্ত করা যাবে না । ১টি ইন্সটিটিউটের পরিবেশ সঠিক রাখার জন্য কারন দর্শানো নোটিশের বিকল্প নেই । এইচ আর ডিপার্টমেন্টে যারা চাকরি করেন তাই বোঝেন এই নোটিশ কতটা জরুরি । প্রতিষ্ঠানে কর্মরত শ্রমিকদের নানারকম অপরাধ মুলক কর্মকান্ডের চুড়ান্ত নিষ্পত্তি হয় এই কারন দর্শানোর নোটিশের সাহায্যে ।অনেকেই এইচআর সেক্টরে চাকরি করেন তবুও কারন দর্শানোর লক্ষ্য লেখার ঠিক বিধান জানেন না আবার অধিকাংশই এইচআর এন্ড কমপ্লাইন্স বিভাগে চাকরি নেবার জন্য ভাবা করতেছেন । তাদের জন্য এই লক্ষ্য লেখার আইন জানাটা খুবই জরুরী ।

কারন দর্শানোর লক্ষ্য লেখার নমুনাঃ

তারিখঃ ২০/০৯/২০৩০
প্রাপকঃ লিটন দাশ
প্রদবীঃ ডিজিএম
কার্ড নংঃ ১২৫৪৮
সেকশনঃ সুইং মেইনটেন্সে ।
বিষয়ঃ কারন দর্শানোর নোটিশ
জনাব,
আপনার অবগতীর জন্য জানানো যাইতেছে যে গত ২৮/০৩/২০৩০ ও ৩০/০৩/২০৩০ ইং তারিখে Buyer: Style Tex, Style No: 2010075, Color: Red & Buyer: New Yorker, Style No: 84170, 848049, Color: Reflecting Pond & White. স্টাইলের গার্মেন্টস সুইং করার সময় নিডেল গার্ড ও ফিট কাট হয় ।

আপনাকে ব্যাপারটা জানানোর পরও আপনি মেশিন মেরামত করেন নি বা এই সমস্যার কোন নির্ভুল সমাধান দেন নি । যার কারনে প্রায় ৫ হাজার বস্ত্র নিডেল গার্ড হয়ে রিজেক্ট হয় । যার বাজার মুল্য ৭০ হাজার টাকা ।

আপনার মত একজন দায়িত্বশীল কর্মকর্তার কাছ থেকে এহেন কর্মকান্ড আশা করা যায় না । আপনার এহেন কর্মকান্ড বাংলাদেশ শ্রম বিধান ২০০৬ এর মতে সমীচীন অবহেলার শামিল । তার সঙ্গে শাস্তিযোগ্য অপরাধ ।

সুতারাং আপনার এমন কর্মকান্ডের জন্য কেন আপনার বিরুদ্ধে শাস্তিমূলক ব্যাবস্থা নেওয়া হবে না তা অত্র পাতা পাবার ৭ কর্মদিবসের ভিতরে নিম্ন স্বাক্ষরকারী বরাবর কারন দর্শানোর জবাব দেওয়ার জন্য আদেশ দেওয়া হচ্ছে ।

আপনার লিখিত উত্তর যদি ৭ কর্মদিবসের মধ্যে নিম্ন স্বাক্ষরকারী বরাবর না পৌছে । অথচ কর্তপক্ষ ধরে নেবো আপনি উপরে উল্লেখিত দোষে দোষি । এবং আপনার বিপক্ষে আইনানুগ শাস্তি মুলক ব্যাবস্থা নেবে কর্তপক্ষ ।বিষয়টি আপনাকে বিশেষভাবে অবহিত করা হলো ।

কেরু নিট ফ্যাশান লিমিটেড এর পক্ষে
মোঃ হাবু মিয়া
সিনিয়র ম্যানেজার এইচআর এন্ড কমপ্লায়েন্স
অনুলিপিঃ
১। চেয়ারম্যান
২। ব্যাবস্থাপনা পরিচালক
৩। ব্যাক্তিগত নথিপত্র ।

কারন দর্শানো নোটিশের জবাব লেখার নিয়মঃ

এ অবস্থায় আমরা শিখবো কারন দর্শানোর নোটিশের জবাব কেমন করে লিখতে হয় ।

কারন দর্শানো নোটিশের উত্তর লেখার নমুনাঃ

বরাবর
সিনিঃ ম্যানেজার
এডমিন এইচ আর এন্ড কমপ্লায়েন্স
কেরু নিট ফ্যাশান লিমিটেড
চন্দ্র পাহাড়, ভবের তরঙ্গিণী , ঢাকা
বিষয়ঃ কারন দর্শানোর নোটিশের জবাব প্রসঙ্গে ।
জনাব,
সবিনয় নিবেদন এই যে আমি জয় রাম পাল দীর্ঘদিন যাবত কেরু নীট ফ্যাশান লিমিটেড এর মেইনটেনেন্স ডেপুটি ম্যানেজার হিসেবে নিষ্ঠার সঙ্গে কর্মরত আছি ।

সাম্প্রতি আমার বিপক্ষে আনিত কমপ্লেইন এই যে, গত ২৮/০৮/২০২১ ও ৩০/০৮/২০২১ ইং তারিখে Buyer: Style Tex, Style No: 2010075, Color: Red & Buyer: New Yorker, Style No: 84170, 848049, Color: Reflecting Pond & White. স্টাইলের গার্মেন্টস সুইং করার টাইম নিডেল গার্ড ও ফিট কাট হওয়ার ঘটনাটি যেকোন দায়ীত্বশীল কর্মকর্তার জন্য লজ্জাজনক তার সাথে হতাশার।

তবে উল্লেখিত বিষয় হলো, গত ২৮ এবং ২৯ সেপ্টেম্বর ২০২১ ইং তারিখ আমি আমার মামার মৃত্যুর কারনে দুদিন ছুটিতে ছিলাম । এমত পরিস্থিতিতে আমার অনুপুস্থিতিতে ঘটে যাওয়া এইরকম অনাকাঙ্ক্ষিত ঘটনার জন্য আমি প্রত্যাক্ষভাবে দায়ী ছিলাম না।

পরবর্তীতে ৩০ মার্চ আমি কোম্পানীতে উপস্থিত হই এবং আমার অবর্তমানে সুইং মেশিনের প্রচলিত অবস্থার যে অবনতী হয় তার যথাসম্ভব ফাস্ট স্বাভাবিক করার জন্য সক্ষম হই। অথচ এই মধ্যস্থতায় যে সংখ্যা ক্ষতি হয়ে গেছে তার জন্য আমি আন্তরিকভাবে দুঃখিত ।

অতএব, জনাবের নিকট আমার অঘর আপিল এই যে , আমার সম্পুর্ন ব্যাপারটা পূর্নবিবেচনা করে ক্ষমা অনেক ভালো সিধান্তে জনাবের মর্জি হয়।

নিবেদক
নাম বিজয় রাম পাল
পদবীঃ- ডেপুটি ম্যানেজার (সুইং মেইনটেনেন্স )
কার্ড নংঃ ০৯৩৫৬
ইউনিটঃ কেরু নিট ফ্যাশান লিমিটেড
তারিখঃ ২০/০৯/২০২১ ইং

স্বাক্ষরঃ

মিটিং এর নোটিশ লেখার নিয়মঃ

এর পরিস্থিতিতে আমরা শিখবো কেমন করে ১টি মিটিং বা সভার দেখা লিখতে হয় । সভার লক্ষ্য লেখার ধারা একদম ।

আমি নিচে ১টি সংগঠনের মাসিক সাধারণ সভার লক্ষ্য লেখার দৃষ্টান্ত তুলে ধরেছি ।

একটু মনোযোগ সহকারে নমুনাটি দেখেলে পর্যাপ্ত সহজেই আপনিও যেকোন সভা বা মিটিং এর লক্ষ্য লিখতে পারবেন ইনশাআল্লাহ ।

সভার notice লেখার নমুনাঃ

এতদ্বারা পরম্পরা সংঘের সকল মেম্বারদের অবগতীর জন্য জানানো যাইতেছে যে, আগামী ২০/১২/২০২১ ইং তারিখে সংগঠনের বার্ষিক সাধারন সভা সংঘটিত হবে ।

উক্ত সাধারন অধিবেশনে সংঘের সকল মেম্বারদের কে উপস্থিত থাকার জন্য বিশেষভাবে অনুরোধ করা হলো ।

অনুষ্ঠানসূচিঃ

উদ্ভধনি বক্তব্য
কোরআন তেলায়ত
গত এক বছরের বার্ষিক কার্যবিবরণী উপস্থাপন।
উত্থাপিত এক সালের কার্যবিবরণী তার সাথে ব্যয়ের প্রতিবেদন অনুমোদন।
গত এক সালের আয়-ব্যয়ের নিরীক্ষা প্রতিবেদন উপস্থাপন।
বার্ষিক কার্যবিবরণী এবং আর্থিক প্রতিবেদনের উপর সম্মানিত সদস্যদের পক্ষ হতে আলোচনা।
২০২২ বছরের কর্মপরিকল্পনা উপস্থাপন
বিবিধি আলোচনা
সভাপতির বক্তব্য
দোয়া ও মোনাজাতের মাধ্যমে সভার সমাপ্তি

আহব্বানে

মো কাশেম
সভাপতি
ঢাকা ওইয়ারি সংঘ

আরো পড়ুনঃ